窍楚档案：如何利用空间真正实现档案管理的降本增效？

窍楚档案：如何利用空间真正实现档案管理的降本增效？

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档案管理是一个特殊且需高度专业化的行业。在别的行业中投入钱往往能解决大多数问题，但是档案管理统筹者常常会遇到这样的问题：明明钱花出去了，设备也买齐了，空间利用率依然低，无法满足快速的企业发展需求。

地价高，一般企事业单位的自有建筑资源有限，老旧库房无法满足现在的存储容量，存储要求不达标；人工成本高，面对庞大的档案大量的人力需求增加成本。无创新意识，造成根深蒂固麻袋式、密集柜式存储模式；技术手段跟不上，无法实现空间利用****化。

这类的存储模式一般存在于档案拥有者无档案价值意识下自主管理模式，利用自有库房或者租赁仓库存储，有的还是利用地下车库存储。单纯的利用人工操作，一旦岗位流动，档案目录丢失，档案管理陷入僵局；存储模式导致存进去的档案石沉大海，无法调阅利用；无盘点操作导致过期可销毁档案依然占用空间资源；这种模式造成管理混乱，导致投入大量空间、人力成本却没有达到档案存储意义。

售价高昂的密集柜是目前档案管理者主流选择模式，这种方式貌似增加了存储容量，随之带来的问题是需要存放地面有一定量的承重需求。档案库房楼面均布活荷载应为5KN/ m2，采用密集架时不应小于12KN/m2，对于承重不合格的档案库房，不宜安装密集架。这对于一些老旧的企业自有房屋一个挑战。即使具备这样的条件，庞大的存储量也会带来占用企业资源问题。例如某省级三甲医院，医院大楼的整层用于存放医疗病案，严重浪费医疗资源。

随着档案资料的数量越来越多，这就必须扩大或增建档案室或档案库房，那么原来的密集柜怎么办呢，扔掉太可惜，拆装又不方便，而且密集柜的拆装还需要一定的技术要求，拆卸费用不菲，拆卸之后如需搬运到新库房重新安装又是一笔成本支出，且重新组装的密集柜质量无法保证。

如遇突发性事件时，要保证档案安全必须分秒必争，紧急处置。因为密集柜机动性差，转运需临时装箱，耗费时间，不利于档案迅速安全转移。某企业档案馆大楼搬家，档案管理员绞尽脑汁想出用起重机将密集柜全部搬走的方法，令人咋舌。

当企业规模过大时，例如国有金融机构：总行下分布庞大的组织架构，各个部门、支行档案管理各自为政，容易形成“信息孤岛”、“数据烟囱”。且无论是哪种存储模式归根究底带来的影响是成本的增加，无论自有库房还是租赁投入都是巨大的。

随着电商行业的兴起，中国的快递行业蓬勃发展，快递业使用的轻便型立体货架存储给新时代的档案管理带来不小的启发。自动化立体仓库(AS/RS)是现代物流系统中迅速发展的一个重要组成部分，它具有节约用地、减轻劳动强度、消除差错、提高仓储自动化水平及管理水平、提高管理和操作人员素质、降低储运损耗、有效 地减少流动资金的积压、提高物流效率等诸多优点。但目前的立体仓库型式多采用巷道式货架，一般具有多条巷道，每条巷道里有一台起重机，两边各有一排货架。然而，这种操作模式大量的巷道面积导致严重浪费了立体库内的宝贵空间，无法脱离人工存取，成本巨大问题依然没有彻底解决。

随着生产技术的增强和生产规模的扩大，企业对密集式仓库存储档案存储量的需求也更加大，对于高自动化程度和高存储密度的密集式仓储系统的研究也得到窍楚的重视。相比于密集柜和半自动立体货架，在存储、调阅、安全更具差异化优势。

在国外，档案室工作统称记录管理工作，重在记录管理的合规，范围超出国内的档案室。要对档案室赋予新的内涵，赋予其记录管控功能，而不是管理功能，重在半现行期的管理，对产生的记录归档前进行统筹管理、优化管理，并建立关联关系。档案委托专业档案管理企业渐渐被企事业单位所关注。这种模式档案所有者只需提供档案管理需求，这不仅可以节省空间成本、人员成本，还能释放企业自身资源。

积极相应国家号召，提高自有空间资源的土地利用率，符合集约用地水平区域位次指标中单位固定资产投资消耗新增建设用地下降的标准和集约用地水平年度变化指标。【参考：《单位GDP和固定资产投资规模增长的新增建设用地消耗考核办法》出台? ．国土资源局[引用日期2012-12-13]】

全自动立体存储模模式是窍楚在档案存储管理中的积极探索。窍楚拥有独立知识产权的全自动化HS4上下架设备与HS4-A自动导向车替代传统立库的起重机，缩短巷道间距，扩大存储空间，根据测算表明相比于传统立库存储，每平方多出60个档案货位。配合货架系统和仓库控制系统、彻底实现自动化输送人档分离。在不牺牲效率的前提下，实现高密集度存储，达到存储容量扩增的效果。窍楚全自动立体货架，其储存容量是立体货架的1.5倍，是传统密集柜的4.5倍，颠覆传统意义的提升空间利用率。

此外密集柜的防火防潮的功能，在智能立体货架的设计上也有所侧重，立体柜的将档案加高500cm以上，有效阻隔地面潮气，货架设计考虑货物之间、货物货架之间以及货物同消防之间的安全距离。

窍楚通过物联网技术在档案库房中的应用，依靠先进的管理系统与自动化控制，实现档案箱体定位、无人自动上架、无人自动存储、精准盘点、快速调阅等功能提供运营整体效率，以科技手段约束档案库房管理作业人员道德规范，避免操作过程中非必要人为接触，减少人工成本投入。根据数据显示自动化立库配合系统操作档案管理模式投入成本仅是传统立体货架50%，是密集柜的25%，大幅度减少了人工作业的比率。越少的人工接触意味着档案管理的安全风险越低。

窍楚的成熟全自动管理模式可以复制，在自有库房中，窍楚在档案管理的创新方面不止于自动化货架，如档案管理平台、云登记、云监控、自动化盘点、万联网RFID、AI智能安防等技术，深度直击档案管理中出现的库房保障不达标、查找难、盘点难、移库难等问题，窍楚提供自选菜单方式为不同用户提供库房智能化、数字化管理，满足个性化需求，是档案库智能集成解决方案。

当下档案行业管理模式仍处于粗放模式，面对弊病，科技化是解决问题的良方，全自动化存储模式并不是需要提高多少预算，反而跟高昂的传统人工相比更加节省成本。